Antes de continuarmos com esse tema, quero deixar claro que este post não se refere à negociação de prazos, isso fica para outro bate-bola, já que este assunto possibilita escrever uma bíblia.

Todas as vezes que alguém tem a idéia de contratar mais profissionais, na maioria das vezes “freelas” ou “freexos” (aqueles que nunca vão embora da agência), o que se escuta dos gerentes é a tal frase: “Nove grávidas não fazem um filho em um mês”. Essa frase sintetiza algo que muitas vezes na publicidade esquecemos: tudo tem o seu tempo de execução, e não adianta espernear, chorar, ligar para mãe.

From: Project Management Blog

Agora você deve estar pensando que já viu vários projetos sendo entregues na data solicitada e que sempre é possível entregar, concordo em absoluto, porém entramos em outro papo dos gerentes: custo, escopo, prazo e qualidade (triple constraint).

Algum desses itens será prejudicado com certeza, e no caso da história das grávidas, na maioria das vezes, é a qualidade do trabalho que acaba deixando todos um tanto frustrados, na agência e no cliente.

Outra questão bem importante de ser citada neste caso, é que existem certos tipos de trabalhos, que devem ser feitos por um único recurso em um determinado período, e não há a possibilidade de dividir esta tarefa, já que o trabalho depende de uma continuidade e um raciocínio lógico que vai sendo concluído na evolução da tarefa.

Como na maioria dos casos o prazo final não é alterado, e a solução mais sensata é colocar mais profissionais – levando em conta que viradas de noite da equipe atual estão totalmente fora de cogitação – vamos levantar alguns pontos que são necessários para tentar “dar a luz” antes a um projeto e, atenuar os efeitos de torná-lo, no sentido exato da palavra, prematuro.

O que é preciso para montar uma equipe nova em uma emergência, ou chamar somente alguém para virar a madrugada:

1. Conheça muitas pessoas, óbvio, principalmente da área, mas não descarte o contato do estudante do curso de Design Digital que a “prima da amiga da sua tia de terceiro grau” lhe passou no natal de 2007, você nunca sabe quando vai ter pouca verba e umas trezentas imagens de um portal para serem recortadas no final de semana;
2. Planilhe TODOS os contatos com sua área de atuação (D.A, Redator, Programador HTML…), inclua a capacidade técnica, valor “hora x homem”, disponibilidade de freelar internamente ou externamente;
3. Cuide da sua e da imagem da agência, seja sincero com a verba do projeto, seja justo na negociação, – ninguém gosta de aproveitadores, um dia eles se dão mal – deixe o escopo de trabalho claro e não engane sobre o que o profissional deve fazer, e claro PAGUE EM DIA! A partir desse ponto, você pode cobrar o que foi combinado.
4. Não esqueça que da mesma maneira que os freelas precisam de você, você precisa deles! Sem eles, muitos projetos não seriam entregues ou a situação com a equipe contratada estaria muito ruim. Eles são a “carta de alforria” das madrugadas e finais de semana da equipe “fixa”.

Agora que todos os passos foram seguidos e a equipe está montada, internamente ou externamente (no caso de uma produtora), existem alguns passos que se deve ter muita atenção para minimizarmos erros:

• Por mais competente que o gerente de projetos seja, e tenha um ótimo conhecimento de arquitetura da informação, direção de arte, redação, tecnologia, ele não pode esquecer que é o gerente de projetos e não o especialista em nenhuma dessas áreas, portanto, o envolvimento dos diretores, ou alguém responsável, das áreas para validações técnicas é imprescindível.
• A apresentação do novo integrante é algo que deve ocorrer, tão logo ele chegue à agência, para os demais da equipe;
• Sem demora, devem ser apresentados manuais de identidade visual (ou guides dos projetos), processos, estrutura de rede, horários de entrada e saída, explicação de como os arquivos devem ser animados ou programados e com quem a aprovação do trabalho deve ser feita antes da entrega final. Assim, dúvidas, erros e problemas com profissionais mexendo em arquivos de outros, já vão diminuir muito;
• No caso de freelas e produtoras que são utilizados pela primeira vez, a marcação deve ser maior, o ideal é analisar se os horários estão sendo cumpridos e a qualidade está de acordo com o esperado, afinal de contas, não adianta nada você chamar alguém que só vai atrapalhar.

Mesmo com todos os cuidados, não se pode esquecer que o trabalho está sendo feito, na maioria das vezes, em horários não muito saudáveis e várias pessoas trabalhando no mesmo projetos, acabam acarretando em uma perda, as vezes perceptível, de padronização. A tolerância com erros deve ser maior, já que dependendo da condição do projeto, é certo que eles vão acontecer, e não adianta ficar nervoso, o certo é resolver os problemas conforme eles forem aparecendo, procurando minimizar atritos.

Fico por aqui e até o próximo post!

Autoria: Marcos Valeta

Colaboração: Guilherme Levy

Revisão: Eduardo Martins