Todo mundo sabe que se houvesse um Gerente de Projetos junto ao Criador, provavelmente o mundo seria criado em 10 dias a partir de um cronograma elaborado e um briefing, no mínimo, compreensível.

Jamais seria feito em menos tempo, porque ainda não havia o cliente e nem o profissional de Atendimento, que provavelmente pediriam uma negociação desse prazo de uma semana estimado por Deus.

Por isso, essa história pára por aqui mesmo.

Prefiro falar sobre alguns Gerentes de Projetos famosos, que nunca souberam que realmente o foram. O apóstolo Paulo, por exemplo, foi o primeiro Gerente de Projetos que se tem notícia. Sentava-se ao lado direito do Criador e era realmente o seu braço direito.

Seu nome, na verdade, não era Paulo. Seu batismo original era Sha’ul (Saulo). E ele foi o mais importante discípulo de Jesus. Paulo era diferente dos outros seguidores, destacava-se por ser culto e articulado, sistemático, metódico e analítico. Até mesmo, cirúrgico.

Por meio de sua organização, procurava saber de absolutamente tudo o que cercava Jesus, tinha informações de sobra e, por meio de algumas delas chegou a salvar Cristo de algumas enrascadas, apaziguando conflitos, principalmente com relação aos romanos.

Paulão era fera. Antevia os problemas, buscava soluções e vivia articulando a doutrina cristã pelo povo. Como tinha facilidade para se comunicar, dava idéias, conversava, convertia, planejava, alinhava e fazia alianças com todos que cruzavam o seu caminho.

Seguia um fervoroso cronograma para atingir seus objetivos. Era um lider nato, que ganhou a confiança de uma legião de seguidores.

O cara era um verdadeiro gerente para os projetos ousados e revolucionários de Jesus. O filho de Deus que chegou com muitas idéias na cabeça, muita vontade, garra, determinação e, pelo jeito, pouco planejamento e nenhuma assessoria em projetos. Daí a importância de Paulo (ou Saulo) na vida conturbada de Jesus Cristo.

Outro cara que trabalhou pesado em projetos, junto a um cara que se julgava bem criativo foi Paul Joseph Goebbels. o Ministro do Povo e da Propaganda de Adolf Hitler na Alemanha nazista. Todo mundo achava que ele próprio era o criativo de Hitler, mas na verdade ele era o gerente de todos os projetos idealizados pelo maluco nazista.

Foi o cara que exerceu o mais severo controle sobre todas as instituições educacionais e os meios de comunicação. Cronograma era com ele mesmo, era ele quem orientava o alto clero nazi sobre todas as ações orquestradas pelas mentes doentias do regime.

Foi dele a idéia de realizar desfiles nazistas nas principais cidades conquistadas, em que os soldados davam voltas no quarteirão,  e passavam novamente em frente ao público para que todos pensassem que o exército era bem maior do que se imaginava.

Goebbels fez tudo em seu poder para preparar o povo alemão para um conflito militar em larga escala. Durante a Segunda Guerra Mundial, ele aumentou o seu poder e influência através de alianças, deslocando dirigentes nazistas. Seu senso de urgência era incrível.

Em finais de 1943, a guerra estava virando contra os poderes do Eixo, e isso só fez Goebbels estimular e intensificar ainda mais a máquina de propaganda nazista, exortando os alemães a aceitar a idéia de guerra total e de mobilização em prol do triunfo final.

Goebbels permaneceu com Hitler em Berlim até o fim da vida, e antes de cometer o suicídio, o próprio Führer indicou-o para servir como Chanceler do Reich, ao qual o foi, por apenas um dia. Mesmo com esse prazo exíguo de 24 Horas, ele assinou decretos e fez reuniões com extrema habilidade, como se nada tivesse acontecido.

Os projetos idealizados pela mente criativa e altamente nociva de Adolph Hitler não teria metade do êxito se não fosse a habilidade e do gerenciamento de Goebbels para o projeto de conquistar o mundo. Se o plano não deu certo, essa já é uma outra história.

Quer um exemplo de Gerente de Projetos menos emblemático, mas igualmente importante (pelo menos para nós brasileiros) do que os dois anteriores? Ok. Lembram-se do Murtosa? O bigodudo braço direito de Luis Felipe Scolari, o Felipão, na Copa de 2002 (até hoje)?

Pois bem. Ele está longe de ser o reles puxa-saco oficial do ex-técnico da Seleção Brasileira. Mr. Flavio Murtosa é o Gerente de todos os projetos de Felipão. É ele o responsável por decupar, analisar e questionar o planejamento junto ao próprio técnico.

Scolari não dá um passo sem Murtosa.

O escopo inicial de qualquer agenda, envolvendo treinamentos, avaliacões técnicas e táticas, períodos de descanso, quase tudo passa pelo crivo e pelo planejamento de tempo, risco, equipe e qualidade de Mr. Murtosa. É dele o controle e a execução de tarefas dentro de um prazo determinado pelo técnico, que afinal de contas, tem outras várias atribuições junto ao time e aos patrocinadores.

A única coisa que não passa por ele é o budget. De resto, a quinta estrela na camisa da seleção canarinho tem muito a ver com o Sr. Flavio, que é o responsável por todo o controle interno, estímulo e relacionamento da equipe (este último, com a ajuda inestimável do todo poderoso assessor de comunicação, Rodrigo Paiva).

Esses são apenas alguns casos de profissionais altamente competentes que foram tratados simplesmente como assistentes, coordenadores, auxiliares, milagreiros e etc. Mas que, na realidade, têm (ou tiveram) uma função muito mais importante.

Porque Gerentes de Projetos são como co-pilotos. Dá até para tirar o avião do chão sem eles, mas não é o ideal. Alguém ainda tem alguma dúvida sobre a relevância de ter um profissional fundamental e parceiro como o Gerente de Projetos na equipe?

Autoria: Clovis La Pastina

Antes de continuarmos com esse tema, quero deixar claro que este post não se refere à negociação de prazos, isso fica para outro bate-bola, já que este assunto possibilita escrever uma bíblia.

Todas as vezes que alguém tem a idéia de contratar mais profissionais, na maioria das vezes “freelas” ou “freexos” (aqueles que nunca vão embora da agência), o que se escuta dos gerentes é a tal frase: “Nove grávidas não fazem um filho em um mês”. Essa frase sintetiza algo que muitas vezes na publicidade esquecemos: tudo tem o seu tempo de execução, e não adianta espernear, chorar, ligar para mãe.

From: Project Management Blog

Agora você deve estar pensando que já viu vários projetos sendo entregues na data solicitada e que sempre é possível entregar, concordo em absoluto, porém entramos em outro papo dos gerentes: custo, escopo, prazo e qualidade (triple constraint).

Algum desses itens será prejudicado com certeza, e no caso da história das grávidas, na maioria das vezes, é a qualidade do trabalho que acaba deixando todos um tanto frustrados, na agência e no cliente.

Outra questão bem importante de ser citada neste caso, é que existem certos tipos de trabalhos, que devem ser feitos por um único recurso em um determinado período, e não há a possibilidade de dividir esta tarefa, já que o trabalho depende de uma continuidade e um raciocínio lógico que vai sendo concluído na evolução da tarefa.

Como na maioria dos casos o prazo final não é alterado, e a solução mais sensata é colocar mais profissionais – levando em conta que viradas de noite da equipe atual estão totalmente fora de cogitação – vamos levantar alguns pontos que são necessários para tentar “dar a luz” antes a um projeto e, atenuar os efeitos de torná-lo, no sentido exato da palavra, prematuro.

O que é preciso para montar uma equipe nova em uma emergência, ou chamar somente alguém para virar a madrugada:

1. Conheça muitas pessoas, óbvio, principalmente da área, mas não descarte o contato do estudante do curso de Design Digital que a “prima da amiga da sua tia de terceiro grau” lhe passou no natal de 2007, você nunca sabe quando vai ter pouca verba e umas trezentas imagens de um portal para serem recortadas no final de semana;
2. Planilhe TODOS os contatos com sua área de atuação (D.A, Redator, Programador HTML…), inclua a capacidade técnica, valor “hora x homem”, disponibilidade de freelar internamente ou externamente;
3. Cuide da sua e da imagem da agência, seja sincero com a verba do projeto, seja justo na negociação, – ninguém gosta de aproveitadores, um dia eles se dão mal – deixe o escopo de trabalho claro e não engane sobre o que o profissional deve fazer, e claro PAGUE EM DIA! A partir desse ponto, você pode cobrar o que foi combinado.
4. Não esqueça que da mesma maneira que os freelas precisam de você, você precisa deles! Sem eles, muitos projetos não seriam entregues ou a situação com a equipe contratada estaria muito ruim. Eles são a “carta de alforria” das madrugadas e finais de semana da equipe “fixa”.

Agora que todos os passos foram seguidos e a equipe está montada, internamente ou externamente (no caso de uma produtora), existem alguns passos que se deve ter muita atenção para minimizarmos erros:

• Por mais competente que o gerente de projetos seja, e tenha um ótimo conhecimento de arquitetura da informação, direção de arte, redação, tecnologia, ele não pode esquecer que é o gerente de projetos e não o especialista em nenhuma dessas áreas, portanto, o envolvimento dos diretores, ou alguém responsável, das áreas para validações técnicas é imprescindível.
• A apresentação do novo integrante é algo que deve ocorrer, tão logo ele chegue à agência, para os demais da equipe;
• Sem demora, devem ser apresentados manuais de identidade visual (ou guides dos projetos), processos, estrutura de rede, horários de entrada e saída, explicação de como os arquivos devem ser animados ou programados e com quem a aprovação do trabalho deve ser feita antes da entrega final. Assim, dúvidas, erros e problemas com profissionais mexendo em arquivos de outros, já vão diminuir muito;
• No caso de freelas e produtoras que são utilizados pela primeira vez, a marcação deve ser maior, o ideal é analisar se os horários estão sendo cumpridos e a qualidade está de acordo com o esperado, afinal de contas, não adianta nada você chamar alguém que só vai atrapalhar.

Mesmo com todos os cuidados, não se pode esquecer que o trabalho está sendo feito, na maioria das vezes, em horários não muito saudáveis e várias pessoas trabalhando no mesmo projetos, acabam acarretando em uma perda, as vezes perceptível, de padronização. A tolerância com erros deve ser maior, já que dependendo da condição do projeto, é certo que eles vão acontecer, e não adianta ficar nervoso, o certo é resolver os problemas conforme eles forem aparecendo, procurando minimizar atritos.

Fico por aqui e até o próximo post!

Autoria: Marcos Valeta

Colaboração: Guilherme Levy

Revisão: Eduardo Martins

Hoje em dia, falar que fulano de tal é gerente de projetos em determinada agência na verdade não explica muita coisa do seu trabalho, muitas vezes nem para um gerente de projetos de outra agência.  Podemos dizer isso porque este cargo ainda não tem uma definição clara de tarefas em quase nenhuma agência, podendo variar muito de um lugar para outro.

O objetivo deste artigo inicial é abrir uma discussão entre gerentes com experiências de trabalho diferentes por meio de comentários, sobre quais são as reais funções de um gerente de projetos digitais, quais devem ser suas qualidades e habilidades marcantes e o que afinal faz um gerente de projetos digitais.

Esta questão é ao mesmo tempo ideal para iniciarmos, mas  difícil de ser respondida de forma que todos compreendam.

Bom, primeiro é importante dizer o que os outros pensam que um gerente de projetos faz.

Para pais e mães, que não fazem ideia de como é o ambiente de trabalho de uma agência de publicidade, seja off ou on-line, não rende muito explicar. Sempre que mostro a eles uma campanha ou site novos que gerenciei eles me fazem a mesma pergunta: “Nossa! Filho que legal, foi você quem desenhou?”.

Para os mais novos e antenados que são usuários de internet e públicos-alvo das campanhas que coordenamos, mas que não fazem ideia da magnitude e complexidade que está por trás dos sites, aplicativos, sistemas e redes sociais que frequentam diariamente, um gerente de projetos on-line é um cargo administrativo dentro de uma agência, que não escreve a campanha, não mexe com photoshop e não fala com o cliente. Então espere um pouco, o que é que faz um gerente de projetos mesmo? Eles perguntam, nem adianta explicar, porque semana que vem vão perguntar a mesma coisa de novo.

Já os estudantes universitários de comunicação, por incrível que isso possa parecer, não têm ideia do que faz um gerente de projetos em uma agência, como eu não tinha na minha época de faculdade, e podemos dizer que nem as instituições de ensino e os professores. O que considero uma falha já que esta é uma vaga que cresce cada vez mais na agências, conforme comentado no início.

Entramos agora no sofrido e glamuroso (só de aparência) mundo das agências. Ah! Sim. Nas agências todos sabem o que faz um gerente de projetos… Engano muito comum, porque na verdade dentro de uma agência que divide o mesmo espaço com equipes de on e off-line, todos pensam saber o que exatamente faz um gerente de projetos. Podemos dizer que as equipes on-line têm o entendimento de uma parte do que este profissional faz ou deveria fazer, mas a função não é entendida perfeitamente. Se falarmos das equipes off-line, na sua maioria estas acham que ”Gerente de Projetos foi um nome inventado para denominar o cargo do ‘tráfego’ para on-line”.

Não tenho nada contra os profissionais do tráfego, totalmente pelo contrário, respeito e considero este trabalho dele importantíssimo, pois os dois cargos exercem funções diferentes por um simples motivo, são gerados tipos de produtos finais diferentes, mas que são similares  na questão de que ambos comunicam a mesma informação publicitária para o target.

Bom, agora que já ao menos comentamos sobre o que todos pensam que faz um gerente de projetos digitais, e que a maioria não passa perto da realidade, acho que podemos tentar explicar quais são estas reais funções.

Primeiro quero levantar quais são as características profissionais que na minha opinião são essenciais para um bom Gerente de Projetos.

•    Organização profissional e de idéias;
•    Facilidade de gerenciar e apaziguar conflitos;
•    Facilidade de comunicação interpessoal;
•    Perfil de liderança;
•    Discernimento;
•    Senso de planejamento e urgência;
•    Entre outras que serão discutidas nos próximos posts.

Agora que sabemos quais as características essenciais de um bom gerente de projetos, podemos sair um pouco do abstrato e concretizar quais as exatas funções que fazem parte de um job-description de um gerente de projetos digitais.

Este profissional é responsável dentro de uma agência on-line,  pelo projeto desde o início, quando o atendimento traz do cliente o briefing inicial, que será decupado, analisado e questionado pelo gerente de projetos responsável. Após a decupagem e definição do escopo inicial, o gerente de projetos é responsável pelo planejamento de custo, tempo, risco, equipe e qualidade baseados no escopo fechado anteriormente, de onde são gerados o orçamento e cronograma de entregas do projeto.

Finalizando esta etapa de planejamento, considerada a mais importante, o gerente de projetos se torna o responsável pelo controle, execução e entregas planejadas no projeto, dentro do prazo determinado, da qualidade proposta e, principalmente, dentro do budget cobrado.

Sendo assim, o gerente de projetos se torna responsável por todo o percurso, entregas e controles, bem como pelo relacionamento e estimulo da equipe envolvida no projeto.

Sabemos que as funções descritas acima se tornam meio abstratas se olhadas a distância, e temos como objetivo decupá-las e explicá-las uma a uma durante os próximos posts deste blog.

Para finalizar, gostaria de propor uma discussão, diante do escrito neste post, para gerentes de projetos que desejam expor suas opiniões com comentários pertinentes.

Que venham os próximos posts…….

Cheers…

Autoria: Guilherme Levy

Colaboração: Marcos Valeta

Revisão: Vicente Oliveira