Gerente de Milagres

Uma das tarefas do Gerente de Projetos é, literalmente, correr contra o tempo, o tempo inteiro e uma das soluções sugeridas por todos os envolvidos e, claro, pensada por gerentes, é colocar mais profissionais para entregar o projeto no prazo solicitado, que muitas vezes, demanda mais horas (úteis ou não) de um único profissional para determinada tarefa.

Antes de continuarmos com esse tema, quero deixar claro que este post não se refere à negociação de prazos, isso fica para outro bate-bola, já que este assunto possibilita escrever uma bíblia.

Todas as vezes que alguém tem a idéia de contratar mais profissionais, na maioria das vezes “freelas” ou “freexos” (aqueles que nunca vão embora da agência), o que se escuta dos gerentes é a tal frase: “Nove grávidas não fazem um filho em um mês”. Essa frase sintetiza algo que muitas vezes na publicidade esquecemos: tudo tem o seu tempo de execução, e não adianta espernear, chorar, ligar para mãe.

Agora você deve estar pensando que já viu vários projetos sendo entregues na data solicitada e que sempre é possível entregar, concordo em absoluto, porém entramos em outro papo dos gerentes: custo, escopo, prazo e qualidade (triple constraint).

Algum desses itens será prejudicado com certeza, e no caso da história das grávidas, na maioria das vezes, é a qualidade do trabalho que acaba deixando todos um tanto frustrados, na agência e no cliente.

Outra questão bem importante de ser citada neste caso, é que existem certos tipos de trabalhos, que devem ser feitos por um único recurso em um determinado período, e não há a possibilidade de dividir esta tarefa, já que o trabalho depende de uma continuidade e um raciocínio lógico que vai sendo concluído na evolução da tarefa.

Como na maioria dos casos o prazo final não é alterado, e a solução mais sensata é colocar mais profissionais – levando em conta que viradas de noite da equipe atual estão totalmente fora de cogitação – vamos levantar alguns pontos que são necessários para tentar “dar a luz” antes a um projeto e, atenuar os efeitos de torná-lo, no sentido exato da palavra, prematuro.

O que é preciso para montar uma equipe nova em uma emergência, ou chamar somente alguém para virar a madrugada:

1. Conheça muitas pessoas, óbvio, principalmente da área, mas não descarte o contato do estudante do curso de Design Digital que a “prima da amiga da sua tia de terceiro grau” lhe passou no natal de 2007, você nunca sabe quando vai ter pouca verba e umas trezentas imagens de um portal para serem recortadas no final de semana;
2. Planilhe TODOS os contatos com sua área de atuação (D.A, Redator, Programador HTML…), inclua a capacidade técnica, valor “hora x homem”, disponibilidade de freelar internamente ou externamente;
3. Cuide da sua e da imagem da agência, seja sincero com a verba do projeto, seja justo na negociação, – ninguém gosta de aproveitadores, um dia eles se dão mal – deixe o escopo de trabalho claro e não engane sobre o que o profissional deve fazer, e claro PAGUE EM DIA! A partir desse ponto, você pode cobrar o que foi combinado.
4. Não esqueça que da mesma maneira que os freelas precisam de você, você precisa deles! Sem eles, muitos projetos não seriam entregues ou a situação com a equipe contratada estaria muito ruim. Eles são a “carta de alforria” das madrugadas e finais de semana da equipe “fixa”.

Agora que todos os passos foram seguidos e a equipe está montada, internamente ou externamente (no caso de uma produtora), existem alguns passos que se deve ter muita atenção para minimizarmos erros:

• Por mais competente que o gerente de projetos seja, e tenha um ótimo conhecimento de arquitetura da informação, direção de arte, redação, tecnologia, ele não pode esquecer que é o gerente de projetos e não o especialista em nenhuma dessas áreas, portanto, o envolvimento dos diretores, ou alguém responsável, das áreas para validações técnicas é imprescindível.
• A apresentação do novo integrante é algo que deve ocorrer, tão logo ele chegue à agência, para os demais da equipe;
• Sem demora, devem ser apresentados manuais de identidade visual (ou guides dos projetos), processos, estrutura de rede, horários de entrada e saída, explicação de como os arquivos devem ser animados ou programados e com quem a aprovação do trabalho deve ser feita antes da entrega final. Assim, dúvidas, erros e problemas com profissionais mexendo em arquivos de outros, já vão diminuir muito;
• No caso de freelas e produtoras que são utilizados pela primeira vez, a marcação deve ser maior, o ideal é analisar se os horários estão sendo cumpridos e a qualidade está de acordo com o esperado, afinal de contas, não adianta nada você chamar alguém que só vai atrapalhar.

Mesmo com todos os cuidados, não se pode esquecer que o trabalho está sendo feito, na maioria das vezes, em horários não muito saudáveis e várias pessoas trabalhando no mesmo projetos, acabam acarretando em uma perda, as vezes perceptível, de padronização. A tolerância com erros deve ser maior, já que dependendo da condição do projeto, é certo que eles vão acontecer, e não adianta ficar nervoso, o certo é resolver os problemas conforme eles forem aparecendo, procurando minimizar atritos.

Fico por aqui e até o próximo post!

Autoria: Marcos Valeta

Colaboração: Guilherme Levy

Revisão: Eduardo Martins

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